Hitzefrei für Redakteure? So weit sind wir noch nicht.

Einleitung

Der Sommer hat Deutschland fest im Griff. Die Temperaturen steigen, die Urlaubszeit beginnt und viele Teams arbeiten mit reduzierter Besetzung. Die Anforderungen an die interne Kommunikation bleiben jedoch dieselben. News müssen veröffentlicht, Projektseiten gepflegt und neue Informationen für Mitarbeitende aufbereitet werden.

Gleichzeitig wird kaum ein Thema derzeit so intensiv diskutiert wie Künstliche Intelligenz. Die Erwartungen sind groß: KI soll Texte schreiben, Inhalte zusammenfassen und Kommunikationsprozesse beschleunigen. Manche hoffen sogar, dass sich der Aufwand für die Content-Erstellung im Intranet damit nahezu von selbst erledigt.

Mit Copilot in SharePoint stehen erstmals Werkzeuge zur Verfügung, die viele dieser Aufgaben tatsächlich unterstützen können. Doch zwischen den Versprechen der Technologie und dem Arbeitsalltag von Kommunikations- und Intranet-Teams liegt eine wichtige Erkenntnis: KI kann die Erstellung von Inhalten beschleunigen. Gute Kommunikation kann sie nicht ersetzen.

Wer Copilot in SharePoint als Werkzeug versteht, um schneller vom Rohmaterial zum ersten Entwurf zu gelangen, wird schnell Vorteile erkennen. Wer hingegen auf eine vollautomatische Kommunikationsmaschine hofft, wird feststellen, dass auch im Jahr 2026 weiterhin Menschen den Unterschied machen.

Es lohnt sich also, einen Blick darauf zu werfen, wo Copilot in SharePoint heute bereits helfen kann – und warum es für Redakteure trotz aller KI-Unterstützung noch kein echtes Hitzefrei gibt.

Das größte Problem moderner Intranets ist nicht die Technik

In den vergangenen Jahren habe ich viele SharePoint- und Intranet-Projekte begleitet. Dabei ist mir immer wieder eine Beobachtung begegnet: Die meisten Unternehmen scheitern nicht an fehlenden Funktionen ihrer Plattform. SharePoint bietet seit Jahren alle notwendigen Werkzeuge, um Informationen bereitzustellen, Wissen zu strukturieren und Inhalte zu veröffentlichen. Der eigentliche Engpass liegt häufig an anderer Stelle: Es fehlt an Zeit.

Zeit, Inhalte zu schreiben. Zeit, Dokumente zu lesen. Zeit, aus Fachsprache verständliche Kommunikation zu machen. Kommunikationsabteilungen arbeiten mit knappen Ressourcen, Fachbereiche liefern Inhalte oft erst kurz vor der Veröffentlichung und viele wichtige Informationen liegen verteilt in Word-Dokumenten, Präsentationen oder PDFs. Genau an dieser Stelle setzt Copilot an.

Die leere Seite ist oft der größte Gegner

Wer regelmäßig Inhalte erstellt, kennt den schwierigsten Moment im Redaktionsalltag: die leere Seite. Nicht die Veröffentlichung ist die Herausforderung. Auch nicht das Layout. Der größte Aufwand entsteht häufig zwischen den vorhandenen Informationen und dem ersten brauchbaren Entwurf.

Copilot kann dabei helfen, diesen Schritt deutlich zu verkürzen.

Drei typische Szenarien aus dem SharePoint-Alltag

Nehmen wir als Beispiel eine neue Reiserichtlinie. Die Fachabteilung liefert ein umfangreiches Word-Dokument mit allen relevanten Informationen. Früher musste ein Redakteur das Dokument lesen, die wichtigsten Aussagen herausarbeiten, eine Struktur entwickeln und daraus einen verständlichen Artikel erstellen. Mit Copilot in SharePoint kann das Dokument als Grundlage für einen ersten Newsentwurf dienen. Überschriften, Kernaussagen und Zusammenfassungen werden vorbereitet. Der Redakteur startet nicht mehr bei Null, sondern mit einem ersten Entwurf, den er fachlich prüft und optimiert.

Ein zweites Beispiel ist die Erstellung von Projektseiten. Viele Projekte verfügen bereits über Projektaufträge, Präsentationen oder Kick-off-Unterlagen. Was häufig fehlt, ist die eigentliche Kommunikationsseite im Intranet. Copilot kann dabei unterstützen, aus den vorhandenen Informationen eine erste Struktur zu erstellen, Ziele zusammenzufassen und Inhalte für die Projektkommunikation aufzubereiten. Das ersetzt keine fundierte Projektkommunikation, reduziert aber den Aufwand für den ersten Entwurf erheblich.

Ein drittes Szenario findet sich in nahezu jedem Unternehmen: Richtlinien und Regelwerke. Ob Homeoffice-Regelung, Reisekostenrichtlinie oder Informationssicherheitsvorgaben – häufig umfassen diese Dokumente zahlreiche Seiten und sind für Mitarbeitende nur schwer zugänglich. Copilot kann helfen, Kernaussagen herauszuarbeiten, Zusammenfassungen zu erstellen oder erste FAQ-Entwürfe zu generieren. Aus einem umfangreichen Dokument wird so ein deutlich verständlicherer Einstiegspunkt für die interne Kommunikation.

Weniger Tippen, mehr Denken

Wer heute über KI spricht, spricht oft über Produktivität. Dabei geht es in vielen Intranet-Teams um etwas ganz anderes: Aufmerksamkeit.

Mitarbeitende haben keine Zeit, lange Dokumente zu lesen. Kommunikationsabteilungen haben keine Zeit, jede Information mehrfach aufzubereiten. Und Fachbereiche haben selten Zeit, ihre Inhalte in eine veröffentlichungsreife Form zu bringen.

Copilot kann dabei helfen, diese Lücke zu schließen. Nicht indem er die Verantwortung übernimmt, sondern indem er den Weg vom Rohmaterial zum ersten Entwurf verkürzt.

Die drei Beispiele zeigen genau das. Das Word-Dokument wird nicht automatisch zur perfekten News. Die Projektpräsentation verwandelt sich nicht von selbst in eine überzeugende Projektseite. Und aus einer Richtlinie entsteht nicht ohne weiteres eine verständliche Kommunikation für alle Mitarbeitenden.

Aber Copilot kann den ersten Schritt deutlich beschleunigen.

Statt Informationen manuell zusammenzutragen, erste Überschriften zu formulieren und Inhalte zu strukturieren, liegt bereits ein Entwurf vor, auf dem aufgebaut werden kann. Die eigentliche Arbeit verschiebt sich dadurch an eine andere Stelle.

Ist die Aussage korrekt? Fehlt wichtiger Kontext? Werden die richtigen Zielgruppen angesprochen? Passt die Botschaft zur Unternehmenskultur?

Diese Fragen kann auch die beste KI nicht beantworten.

Die eigentliche Herausforderung bleibt deshalb bestehen: Aus Informationen Kommunikation zu machen.

Und genau deshalb wird der Mensch auch künftig die wichtigste Rolle im Intranet spielen. Nicht als bloßer Texter, sondern als jemand, der Inhalte einordnet, Prioritäten setzt und entscheidet, welche Botschaft am Ende bei den Mitarbeitenden ankommen soll.

Copilot übernimmt einen Teil der Vorarbeit. Die Verantwortung für gute Kommunikation bleibt beim Menschen.

Die unbequeme Wahrheit

Bis hierhin klingt alles ziemlich positiv. Doch genau an diesem Punkt lohnt sich ein Blick auf die Realität.

Denn wer erwartet, dass Copilot die Content-Erstellung im Intranet vollständig übernimmt, wird enttäuscht werden.

Copilot ist kein zusätzlicher Mitarbeiter im Kommunikationsteam. Er kennt weder die Unternehmensstrategie noch die Kommunikationsziele einer Kampagne. Er weiß nicht, welche Botschaften bei den Mitarbeitenden ankommen sollen und welche Themen aktuell besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Vor allem aber kann Copilot keine Verantwortung übernehmen.

Wenn eine Information falsch ist, muss ein Mensch sie erkennen. Wenn wichtiger Kontext fehlt, muss ihn ein Mensch ergänzen. Wenn Inhalte sensibel oder missverständlich sind, muss ein Mensch die Entscheidung treffen, wie damit umgegangen wird.

Die Qualität der Ergebnisse hängt deshalb weiterhin von der Qualität der vorhandenen Informationen ab.

Ein unvollständiges Dokument bleibt auch mit KI-Unterstützung unvollständig. Eine schlecht strukturierte Präsentation wird nicht automatisch zur perfekten Projektseite. Und eine Richtlinie voller Fachbegriffe wird nicht von allein zur verständlichen Kommunikation für alle Mitarbeitenden.

Copilot beschleunigt die Verarbeitung von Informationen. Er ersetzt jedoch nicht die fachliche Bewertung dieser Informationen.

Die eigentliche Herausforderung besteht heute nicht mehr darin, möglichst schnell Text zu erzeugen. Text entsteht inzwischen innerhalb weniger Sekunden. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, relevante Informationen auszuwählen, einzuordnen und in den richtigen Kontext zu setzen.

Mit anderen Worten: KI löst nicht das Kommunikationsproblem. Sie hilft dabei, mehr Zeit für Kommunikation zu gewinnen.

Wer Copilot als Werkzeug versteht, wird davon profitieren. Wer Copilot als Ersatz für Fachwissen, Kommunikationskompetenz oder Verantwortung betrachtet, wird früher oder später an Grenzen stoßen.

Also doch kein Hitzefrei?

Nein. Zumindest nicht in dem Sinne, wie es sich manche vielleicht wünschen.

Wer erwartet, dass Copilot künftig sämtliche Newsartikel schreibt, Projektseiten erstellt und die interne Kommunikation auf Autopilot läuft, wird schnell feststellen: So einfach ist es nicht.

Auch mit Copilot müssen Themen identifiziert, Inhalte bewertet, Botschaften abgestimmt und Veröffentlichungen freigegeben werden. Gute Kommunikation entsteht nicht allein durch Text. Sie entsteht durch Verständnis, Erfahrung und den Blick dafür, was Menschen wirklich wissen müssen.

Trotzdem wäre es falsch, den Nutzen von Copilot auf die Frage zu reduzieren, ob er Redakteure ersetzen kann oder nicht.

Die spannendere Frage lautet: Welche Arbeit möchten wir eigentlich nicht mehr selbst erledigen?

Wenn Copilot dabei hilft, aus einem Word-Dokument einen ersten Newsentwurf zu erstellen, wenn eine Projektseite nicht mehr bei einer leeren Seite beginnen muss oder wenn aus einer umfangreichen Richtlinie innerhalb weniger Minuten eine verständliche Zusammenfassung entsteht, dann gewinnen Kommunikations- und Intranet-Teams etwas sehr Wertvolles zurück: Zeit.

Zeit für Gespräche mit Fachbereichen. Zeit für bessere Inhalte. Zeit für strategische Themen, die in vielen Organisationen viel zu oft zwischen Redaktionsplänen, Abstimmungen und kurzfristigen Veröffentlichungen untergehen.

Vielleicht bedeutet Hitzefrei im Jahr 2026 deshalb nicht, weniger zu arbeiten. Vielleicht bedeutet Hitzefrei, weniger Zeit mit Routinetätigkeiten zu verbringen und mehr Zeit für die Aufgaben zu haben, bei denen Menschen nach wie vor unschlagbar sind: Zusammenhänge verstehen, Entscheidungen treffen und Inhalte so aufzubereiten, dass sie andere Menschen erreichen.

Copilot in SharePoint nimmt uns diese Verantwortung nicht ab. Aber er kann dabei helfen, schneller vom Rohmaterial zum ersten brauchbaren Entwurf zu gelangen.

Und manchmal reicht genau das, um auch an einem heißen Sommertag einen kühlen Kopf zu bewahren.

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