Der heißeste Tag. So klingt der Sommer.

Am heißesten Tag des Jahres will niemand stundenlang E-Mails, Meetings und Aufgaben durcharbeiten. Genau dafür bringt Microsoft 365 Copilot inzwischen mehrere Funktionen mit, die Informationen bündeln, statt sie nur aufzulisten.

Ein Beitrag von Christoph Twiehaus im Rahmen der MVPTreff-Sommerkampagne Hitzefrei 2026.

In diesem Beitrag geht es um fünf davon: Audio Recaps in Word und in Copilot Notebooks, die Möglichkeit, verpasste Meetings in wenigen Sekunden aufzuholen, den Planner Agent für den Aufgabenüberblick und Copilot Chat für die vollständige Aufarbeitung von E-Mails und Teams-Nachrichten.

1. Audio Recaps: Zusammenfassungen zum Hören statt Lesen

Audioübersicht in Word

Copilot in Word kann mit einem Klick aus Dokumenten eine Audioübersicht im Podcast-Stil erzeugen. Eine KI-Stimme fasst die wichtigsten Punkte zusammen, wahlweise auch im Dialog zweier Stimmen. Das Dokument muss mindestens 100 Wörter enthalten und in OneDrive oder SharePoint liegen. Aktuell funktioniert das Feature nur mit englischsprachiger Ausgabe: Unabhängig von der im Dokument verwendeten Sprache wird der Audio Recap auf Englisch ausgegeben. Weitere Sprachen sind laut Microsoft in Vorbereitung.

1. Speicherort des Dokuments öffnen.
2. In der oberen Menüleiste das Copilot-Auswahlmenü öffnen und die Option für das Audio Recap auswählen.
3. Wiedergabe starten, Geschwindigkeit anpassen und bei Bedarf pausieren.
4. Optional als MP3 in OneDrive speichern, um die Zusammenfassung später erneut zu hören oder zu teilen.

Audio Recap für Teams-Besprechungen

Auch für Teams-Besprechungen gibt es Audio Recaps. Copilot fasst bis zu acht Besprechungen mit vorhandenem Transkript in einer einzigen Audiozusammenfassung zusammen. Das Ergebnis liegt für 60 Tage in OneDrive und lässt sich über Kapitel gezielt durchsuchen.

1. Im Teams-Client die App Meeting Recaps öffnen.
2. Im oberen Menü Audio Recaps auswählen.
3. Sprache und Stil der Zusammenfassung festlegen.
4. Bis zu acht Besprechungen mit Transkript auswählen.
5. Auf Generieren klicken und zurücklehnen.

Das Zusammenfassen mehrerer Meetings nutze ich besonders gerne für Meetingserien: eine Zusammenfassung über mehrere Termine während meiner Abwesenheit. I like it.

Audio Recap funktioniert übrigens auch direkt in einer geöffneten Besprechungszusammenfassung. Die noch coolere Variante ist die neue Funktion Video Recap. Damit erzeuge ich im Tagesschau-Stil eine kurze Videozusammenfassung des Meetings – mein absoluter Favorit. Audio Recaps für Meetings können in allen gängigen Sprachen erzeugt werden.

2. Automatische Zusammenfassungen in Copilot Notebooks

Ein Copilot Notebook bündelt Dokumente, Tabellen, Präsentationen und weitere Quellen zu einem Thema oder Projekt. Copilot erstellt daraus automatisch eine Zusammenfassung, die sich jederzeit aktualisieren lässt, sobald sich eine der verlinkten Quellen ändert. Zusätzlich lässt sich aus dem gesamten Notebook eine Audioübersicht im Podcast-Stil erzeugen – ideal für unterwegs.

Was natürlich ebenfalls immer geht: direktes Prompting mit Copilot im Notebook.

Prompt-Beispiel: Fasse die wichtigsten Erkenntnisse aus allen Quellen dieses Notebooks in fünf Stichpunkten zusammen und markiere offene Fragen separat.

3. „Folgen“: Verpasste Meetings in Sekunden aufholen

Wer während eines Meetings im Urlaub, doppelt gebucht oder schlicht nicht erreichbar war, muss sich nicht mehr mühsam durch Chat und Aufzeichnung arbeiten. Copilot beantwortet direkt im Besprechungschat, was inhaltlich besprochen wurde, ob man selbst erwähnt wurde und welche Aufgaben zugewiesen wurden.

1. Im Besprechungschat den Tab Zusammenfassung öffnen.
2. Copilot auswählen.
3. Vorgeschlagene Eingabeaufforderungen anzeigen lassen oder direkt einen eigenen Prompt stellen.

Prompt-Beispiel: Was habe ich in diesem Meeting verpasst? Wurde ich erwähnt und wurden mir Aufgaben zugewiesen?

Alternative: Fasse alle Entscheidungen und offenen Punkte aus diesem Meeting zusammen.

Voraussetzung ist ein vorhandenes Besprechungstranskript. Das Ergebnis ist ein Entwurf und sollte vor der Weiterverwendung geprüft werden.

Das war die einfache Variante. Der coolere Weg ist, auf die Besprechungseinladung mit „Folgen“ zu antworten. Beim Meetingstart wird der Organisator daran erinnert, dass eingeladene Personen nicht teilnehmen können, damit Aufzeichnung und Transkript gestartet werden. Wer mit „Folgen“ geantwortet hat, wird automatisch informiert, sobald die Zusammenfassung zur Verfügung steht. Ein weiterer Vorteil: Im Kalender ist auf einen Blick erkennbar, welche Meetings zugesagt und welche mit „Folgen“ beantwortet wurden.

4. Planner Agent: Ein Prompt für alle Aufgabenänderungen

Statt jeden Plan einzeln zu öffnen, lässt sich der Planner Agent direkt im Copilot Chat nach dem aktuellen Stand aller zugewiesenen Aufgaben fragen. Der Agent greift auf die Pläne zu, auf die man Zugriff hat, und fasst Änderungen, neue Zuweisungen und Statusaktualisierungen zusammen.

1. In Microsoft 365 Copilot den Bereich Agenten öffnen.
2. Planner Agent auswählen und optional links im Menü anheften.
3. Prompt eingeben.

Prompt-Beispiel: Zeige mir alle Änderungen der letzten Woche bei den mir zugewiesenen Aufgaben, sortiert nach Fälligkeitsdatum. Markiere Aufgaben, bei denen sich der Status oder die Deadline geändert hat.

5. Copilot Chat: Die komplette Aufarbeitung nach der Auszeit

Eigentlich ein No-Brainer, aber noch nicht für alle präsent: die vollständige Aufarbeitung des Posteingangs, der Teams-Nachrichten und weiterer offener Punkte in einer einzigen Copilot-Chat-Session.

1. Copilot Chat öffnen.
2. Prompt absenden – und los geht’s.

Prompt-Beispiel: Fasse alle E-Mails und Teams-Nachrichten der letzten fünf Tage zusammen. Sortiere nach Priorität und markiere alles, was eine Antwort von mir benötigt. Erstelle für die drei wichtigsten Punkte einen kurzen Antwortentwurf.

Noch besser: Daraus einen geplanten Prompt machen, der morgens zu Arbeitsbeginn alles für mich vorbereitet.

Fazit: weniger nacharbeiten, schneller wieder im Thema

Ob als Audioformat zum Hören, als automatische Zusammenfassung im Notebook, als gezielte Antwort auf ein verpasstes Meeting, als Statusüberblick durch den Planner Agent oder als vollständige Aufarbeitung im Copilot Chat: Alle fünf Funktionen verfolgen dasselbe Prinzip. Wer nicht die Zeit hat, jede Quelle einzeln zu durchsuchen, bekommt die relevanten Informationen gebündelt und mit wenigen Klicks. Am heißesten Tag des Jahres ist das kein Luxus, sondern ein handfester Zeitgewinn.

Über den Autor

Christoph Twiehaus

Christoph Twiehaus ist der Autor dieses Praxisbeitrags. Der Artikel ist Teil der Hitzefrei-Sammlung 2026 der MVPTreff-Community.