Wie SharePoint und Microsoft Copilot eine moderne Trainingsverwaltung unterstützen
Daniel Wessels zeigt, wie Trainingskataloge, Sessions, Registrierungen, Teilnahmen und Zertifikate mit SharePoint und Copilot zusammenspielen.
Eine bestehende SharePoint-Seite kann weit mehr sein als eine Sammlung von Listen und Bibliotheken. Mit dem richtigen Kontext und passenden Copilot Skills wird daraus eine intelligente Trainingsmanagement-Umgebung, die Informationen versteht, Abläufe unterstützt und Dokumente erzeugt.
Eine SharePoint-Seite für das Trainingsmanagement
Die gezeigte Umgebung verwaltet Trainingskataloge, einzelne Trainings, Sessions und Termine sowie Registrierungen, Teilnahmen, Materialien und Zertifikate. Die Seite selbst wurde bereits mit Copilot in SharePoint angelegt. Für die Erweiterung einer bestehenden Site sind vor allem zwei Bausteine wichtig: die Bibliothek Agent Assets und eine aussagekräftige SharePoint.md.
Angebote, Inhalte und grundlegende Informationen.
Konkrete Termine und ihre Zuordnung zum Training.
Registrierungen, Anwesenheit und Ergebnisse.
Vorlagen und automatisch erzeugte Nachweise.
Die SharePoint.md erklärt Zweck und Struktur
Die Datei SharePoint.md beschreibt den Sinn der Site, ihre Listen und Bibliotheken, deren Beziehungen sowie wichtige Begriffe. Copilot kann diesen Kontext verwenden, um Fragen nicht nur allgemein, sondern passend zur konkreten Trainingsumgebung zu beantworten.
/init – alternativ lässt sich die Initialisierung der Site auch in natürlicher Sprache anstoßen.
Copilot analysiert die vorhandene Struktur, schlägt Inhalte für die Kontextdatei vor und fragt bei Bedarf nach zusätzlichen Angaben, etwa nach der verantwortlichen Person. Die erzeugte Datei ist kein einmaliges Endprodukt: Sie sollte weiter gepflegt werden, wenn sich Strukturen, Begriffe oder Prozesse ändern.
Eigene Skills für wiederkehrende Aufgaben
Skills geben Copilot eine klar beschriebene Fähigkeit für eine bestimmte Aufgabe. Im Beispiel liefert ein Skill einen Bericht zur Teilnahme an einer Session. Ein zweiter erzeugt Teilnahmezertifikate für einen ausgewählten Kurs.
Jeder Skill besitzt eine Skill.md. Darin stehen Auslöser, benötigte Eingaben, Arbeitsschritte, Rückfragen und das gewünschte Ausgabeformat. Fehlt zum Beispiel die konkrete Session, kann der Skill die letzten drei Termine anbieten und den Nutzer auswählen lassen.
Termin bestimmen oder vorschlagen lassen.
Relevante Personen und Ergebnisse ermitteln.
Überspringen, ersetzen oder Kopien anlegen.
Ergebnis mit kompakter Statistik ausgeben.
Zertifikate aus einer Vorlage erstellen
Die Zertifikatsvorlage enthält Platzhalter, etwa für den Namen, das Training, die Dauer, ein Ergebnis und das Abschlussdatum. Der Skill verbindet diese Vorlage mit den Daten der Trainingsumgebung und erzeugt daraus individuelle Dokumente.
Vor dem Schreiben prüft Copilot, ob bereits Zertifikate vorhanden sind. Der Nutzer entscheidet dann, ob Duplikate übersprungen, ersetzt oder zusätzlich angelegt werden sollen. Da neue Dokumente erzeugt werden, verlangt Copilot vor der Ausführung eine Bestätigung.
Skills direkt im Copilot-Chat optimieren
Ein Skill kann manuell in seiner Markdown-Datei überarbeitet werden. Alternativ lässt sich Copilot im Chat bitten, einen bestehenden Skill zu optimieren. So können unklare Feldzuordnungen, fehlende Werte oder zusätzliche Regeln schrittweise verbessert werden.
Das Beispiel zeigt damit nicht nur eine fertige Automatisierung, sondern auch den iterativen Weg dorthin: Kontext bereitstellen, Fähigkeit beschreiben, Ergebnis prüfen und die Anweisung weiterentwickeln.
SharePoint liefert die Struktur – Copilot macht sie nutzbar
Die Kombination aus strukturierten SharePoint-Daten, einer gepflegten SharePoint.md und präzisen Skills kann wiederkehrende Aufgaben in der Trainingsverwaltung deutlich vereinfachen. Besonders wertvoll ist, dass sich die Fähigkeiten direkt im Arbeitskontext testen und verbessern lassen.
Wie könnten Copilot Skills eure SharePoint-Lösungen verbessern? Schreibt eure Erfahrungen und Ideen gerne in die Kommentare.