Hitzefrei für SharePoint: Was Copilot in SharePoint heute schon für dich erledigen kann

Microsoft hat ein kleines Talent dafür, Produktnamen schneller zu wechseln, als wir im Hochsommer den Platz im Schatten.

Was im September 2025 als Knowledge Agent in SharePoint vorgestellt wurde, hieß einige Monate später AI in SharePoint. In den aktuellen Microsoft Learn Artikeln trägt die Lösung nun den Namen Copilot in SharePoint.

Drei Namen, aber keine drei unterschiedlichen Produkte. Es handelt sich um dieselbe Entwicklungslinie, die Microsoft kontinuierlich um neue Funktionen erweitert. Für diesen Beitrag verwende ich deshalb den aktuellen Namen: Copilot in SharePoint.

Und der Name passt inzwischen auch ganz gut. Denn Copilot beantwortet in SharePoint nicht nur Fragen zu vorhandenen Informationen. Er hilft dabei, Sites aufzubauen, Dokumentbibliotheken zu strukturieren, Metadaten zu erzeugen, Ansichten zu erstellen, einfache Abläufe zu automatisieren und vorhandene Inhalte aufzuräumen.

Copilot in SharePoint ist direkt in SharePoint integriert und hilft dir auf Site- oder Dokumentenbibliotheksebene dabei schneller Inhalte zu erstellen, zu ordnen oder zu verwalten. Klingt ganz gut? Kann mittlerweile auch schon einges. Ich habe euch hier einmal meine fünf aktuellen Lieblingsfunktionen gesammelt.

Eine der umfangreichsten Funktionen ist die Erstellung einer vollständigen SharePoint Site über eine Beschreibung.

Du kannst Copilot zum Beispiel sagen:

Prompt

Erstelle eine SharePoint Site für unser Communityprojekt „Hitzefrei“. Wir möchten Beiträge sammeln, Autorinnen und Autoren koordinieren, Veröffentlichungstermine planen und fertige Inhalte für die Community bereitstellen.

Copilot kann bzw. wird dazu Rückfragen stellen. Vielleicht möchte er wissen, welche Arten von Beiträgen geplant sind, ob Aufgaben mit Terminen verwaltet werden sollen oder welche Informationen auf der Startseite besonders wichtig sind.

Anschließend erstellt Copilot zunächst einen Plan. Dieser kann unter anderem folgende Elemente enthalten:

• Seiten
• Listen
• Dokumentbibliotheken
• Spalten und Metadaten
• Ansichten
• Navigation
• Beispielinhalt

Du kannst diesen Plan im Chat weiter verändern. Du könntest beispielsweise eine zusätzliche Liste für Themenvorschläge ergänzen, eine unnötige Seite entfernen oder eine weitere Spalte für den Veröffentlichungsmonat einbauen.

Erst wenn du den Plan bestätigst, beginnt Copilot mit der eigentlichen Erstellung. Die neue Site enthält anschließend bereits eine Grundstruktur und Beispielinhalte, an denen sich das Team orientieren kann. Microsoft weist allerdings darauf hin, dass die Bereitstellung einer umfangreicheren Site bis zu 30 Minuten dauern kann.

Das ist noch keine fertige, perfekt abgestimmte Lösung. Aber es ist ein ziemlich großer Sprung von einer leeren SharePoint Site bzw. halbgaren Vorlage zu einer Struktur, die schon grob den eigenen Wünschen entspricht.

Der Punkt an dem sich wahrscheinlich am ehesten die Geister scheiden ist, dass die Website mit Beispielcontent erstellt wird. Von den Inhalten die ihr im Screenshot seht, habe ich nichts selbst erstellt. Dies wurde durch Copilot erledigt.

Aktuell lässt sich die Erstellung von DemoContent auch nicht unterbinden.

Nicht immer brauchst du direkt eine vollständige Site. Manchmal fehlt einfach eine vernünftig aufgebaute Dokumentbibliothek.

Auch dabei kann Copilot helfen.

Du beschreibst, wofür die Bibliothek verwendet werden soll. Optional kannst du eine Beispieldatei bereitstellen.

Copilot schlägt daraufhin einen Namen und eine Beschreibung vor. Nach der Anlage der Dokumentenbibliothek schlägt Copilot auch direkt weitere passende Metadatenspalten vor, die man betätigen oder überabreiten kann. Da es Autofillspalten sind, werden diese (wenn möglich) automatisch auf Basis der abgelegten Dateien gefüllt. (Mehr dazu in Punkt 3).

Die Beispieldatei hilft Copilot dabei, besser zu verstehen, welche Informationen in euren Dokumenten vorkommen. Wird keine Datei bereitgestellt, erstellt Copilot den Vorschlag allein auf Basis deiner Beschreibung.

Metadaten sorgen dafür, dass Inhalte gefiltert, gruppiert, sortiert und später auch von Suchfunktionen oder anderen Copilot Funktionen besser gefunden werden können.

Du hast bereits eine Bibliothek mit vielen Dokumenten, aber kaum Metadaten?

Dann kann Copilot sogenannte Autofill Spalten vorschlagen und befüllen.

Dafür analysiert Copilot bei der Konfiguration die ersten/obersten max. 20 Dateien aus der Bibliothek in der aktuellen Ansicht. Alternativ kannst du bestimmte Dateien auswählen, die als Grundlage verwendet werden sollen.

Aus den Inhalten kann Copilot passende Spalten ableiten. Bei Rechnungen könnten das beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und Fälligkeitsdatum sein. Für unsere Communitybeiträge wären Titel, Thema, Autorin oder Autor, Format und geplantes Veröffentlichungsdatum denkbar.

Du kannst aber auch selbst sehr konkret festlegen, was Copilot auslesen soll:

Prompt

Erstelle eine Spalte „Sommerfaktor“. Trage dort ein, ob im Beitrag ein konkreter Bezug zu Sommer, Hitze oder Urlaub enthalten ist. Verwende ausschließlich die Werte „hoch“, „mittel“ oder „kein Bezug“.

Die vorgeschlagenen Spalten und die dahinterliegenden Anweisungen kannst du prüfen und verändern. Neue Dateien werden nach der Einrichtung automatisch verarbeitet und mit den entsprechenden Werten versehen.

Ganz wichtig ist dabei das Wort Vorschlag.

Nur weil Copilot in einem Dokument etwas erkennt, muss das Ergebnis nicht automatisch korrekt sein. Gerade bei wichtigen Metadaten sollte deshalb geprüft werden, ob die Werte zuverlässig erzeugt werden.

Aktuell gibt es außerdem noch Einschränkungen. Die Anweisungen und Antworten unterstützen zwar die Sprachen von Microsoft 365 Copilot, die zu analysierenden Dateien müssen laut Microsoft derzeit jedoch englischsprachig sein. Es klappt aber auch ganz gut bereits in deutsch, wie ihr in den Screenshots seht. Aber: Nicht gilt diese Funktion als PreviewFuktion mit allen Nachteilen und Unwägbarkeiten davon.

Microsoft empfiehlt außerdem maximal zehn automatisch befüllte Spalten pro Bibliothek und Dokumente mit höchstens 65 Seiten. Einige Spaltentypen, beispielsweise Person oder Gruppe und Nachschlagespalten, werden noch nicht unterstützt.

SharePoint Ansichten sind unglaublich nützlich. Sie sind allerdings auch ein Bereich, in dem Menschen erstaunlich viel Zeit mit Filtern, Sortierungen und eingeblendeten Spalten verbringen können.

Copilot kann Ansichten über eine Beschreibung erstellen.

Du kannst zum Beispiel schreiben:

Prompt

Erstell mir eine öffentliche Ansicht, die mir alle Beiträge, die noch nicht freigegeben wurden. Gruppiere sie nach Beitragsformat und sortiere sie nach dem geplanten Veröffentlichungsdatum. Blende zusätzlich die verantwortliche Person ein.

Aus deiner Beschreibung entsteht direkt eine passende Ansicht der Dokumentbibliothek. Sollte Copilot feststellen, dass ihm für die Ansicht zum Beispiel Metadatenspalten fehlen, dann schlägt er auch vor diese Autoomatisch anzulegen.

Das klingt zunächst nach einer kleinen Funktion. Im Alltag kann sie aber einen großen Unterschied machen. Anstatt allen Beteiligten zu erklären, wie sie einen Filter setzen müssen, kannst man sich durch Beschreibung passende Ansichten direkt für typische Arbeitssituationen bereitstellen.

Da hört es aber nicht auf. Copilot kann außerdem auch eure Ansichten formatieren. Du kannst Copilot zum Beispiel bitten Zeilen zu färben.

Prompt

Kannst du bitte alle Zeilen mit Dokumenten in denen der Bearbeitungsstatus „In Bearbeitung ist“ grün färben.

Das finde ich eine absolut geniale Hilfe für alle Anwender:innen.

Bei dem Wort „Workflow“ denken viele Menschen direkt an Power Automate, Bedingungen, Trigger und lange Abende mit Fehlermeldungen. Copilot in SharePoint setzt in Dokumentenbibliotheken etwas kleiner an.

Du kannst in normaler Sprache beschreiben, was passieren soll. Copilot erstellt daraus eine SharePoint Regel, die du vor dem Speichern noch einmal prüfen kannst.

Aktuell unterstützt Copilot vier grundlegende Aktionen:

• E-Mail senden
• Datei verschieben
• Datei kopieren
• Wert in einer Spalte setzen

Als Auslöser können das Erstellen, Ändern oder Löschen eines Elements verwendet werden. Für unser Communityprojekt könnten Anweisungen beispielsweise so aussehen:

Prompt

Bitte schick mir immer eine E-Mail wenn der Bearbeitungsstatus einer Datei auf „Freigegeben“ geändert wird.

Das ist kein vollständiger Ersatz für Power Automate. Komplexe, mehrstufige Prozesse mit Genehmigungen, mehreren Systemen und umfangreicher Logik lassen sich damit derzeit nicht aufbauen.

Für einfache Abläufe innerhalb einer Dokumentbibliothek kann die Funktion aber genau richtig sein. Sie senkt die Einstiegshürde und erspart den Weg durch verschiedene Konfigurationsmenüs.

Pro Liste oder Bibliothek können aktuell höchstens 15 Regeln erstellt werden. Bestimmte Auslöser und Aktionen, zum Beispiel ein sich näherndes Datum, Übersetzungen oder Löschaktionen, werden durch Copilot noch nicht unterstützt.

SharePoint Sites altern. Projektinformationen sind irgendwann überholt, Links führen ins Leere und irgendwo liegt noch eine Seite mit dem Titel „Neues Konzept final final wirklich final“.

Copilot in SharePoint kann bei der Pflege bestehender Sites unterstützen. Unter Improve this site beziehungsweise Diese Site verbessern bündelt Microsoft aktuell drei Funktionen:

Inaktive Seiten erkennen

Copilot erkennt Seiten, die längere Zeit weder aufgerufen noch bearbeitet wurden, und schlägt vor, diese herabzustufen.

Die Seite wird dadurch nicht gelöscht. Sie bleibt über ihre direkte Adresse erreichbar, wird aber in Suchergebnissen und Antworten von Agents weniger stark berücksichtigt. Zusätzlich weist ein Banner darauf hin, dass die Seite aktuell nicht gepflegt wird.

Das ist eine angenehm vorsichtige Lösung. Nicht jede alte Seite darf sofort gelöscht werden. Gleichzeitig sollen veraltete Inhalte nicht weiterhin so behandelt werden, als wären sie die aktuellste Wahrheit. Man muss allerdings diesen Schritt händisch durchführen.

Inhaltliche Lücken finden

Copilot analysiert, wonach Menschen auf der Site suchen und für welche Suchbegriffe sie keine hilfreichen Ergebnisse finden.

Daraus entstehen Empfehlungen für neue Inhalte. Copilot kann beispielsweise vorschlagen, eine neue Seite zu erstellen oder einen fehlenden Abschnitt auf einer vorhandenen Seite zu ergänzen. Das ist deutlich hilfreicher als der klassische Ansatz: „Wir stellen einfach möglichst viele Informationen bereit und hoffen, dass schon das Richtige dabei ist.“

Die Funktion für Inhaltslücken steht aktuell allerdings nur Site Collection Adminis zur Verfügung.

Defekte Links erkennen

Copilot kann außerdem erkennen, wenn Besucherinnen und Besucher auf einen nicht mehr funktionierenden Link stoßen, sprich draufklciken und einen 404-Fehler erhalten.

Je nach Ursprung des Links kannst du die betroffene Seite bearbeiten oder eine Weiterleitung auf ein neues Ziel einrichten. Defekte Links, die auf mehreren Seiten verwendet werden, lassen sich gesammelt prüfen. Die Erkennung gilt derzeit nur für Links zu SharePoint Seiten.

Damit übernimmt Copilot ein Stück digitale Gartenarbeit. Er zeigt dir, wo vertrocknete Links und überwucherte Inhalte liegen.

Copilot in SharePoint befindet sich weiterhin in der Vorschau. Seit Mitte Juni 2026 wird die Funktion laut Microsoft als Opt-out Preview für Personen mit Microsoft 365 Copilot Lizenz ausgerollt. Ob und welche Funktionen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen, hängt unter anderem vom Rollout, den Tenant Einstellungen, der Lizenz und den eigenen SharePoint Berechtigungen ab.

Außerdem gilt:

Copilot braucht Kontrolle.

Vorgeschlagene Metadaten, Strukturen und Regeln sollten geprüft werden.

Copilot ersetzt keine Informationsarchitektur.

Eine automatisch erstellte Bibliothek ist nur dann hilfreich, wenn die verwendeten Spalten, Werte und Ansichten zur tatsächlichen Arbeitsweise passen.

Copilot ist kein vollständiger Workflowbaukasten.

Komplexe Power Automate Abläufe, Berechtigungen, Freigabekonzepte, umfangreiche Formatierungen, fortgeschrittene Webparts und Drittanbieterintegrationen werden bei der automatischen Site Erstellung derzeit nicht unterstützt.

Copilot umgeht keine Berechtigungen.

Er kann nur auf Inhalte zugreifen und Aktionen durchführen, für die die jeweilige Person bereits berechtigt ist.

Nicht jede Funktion ist für jede Sprache und jede Datei geeignet.

Vor allem bei der automatischen Analyse von Dokumenten gibt es aktuell noch Einschränkungen.

Copilot nimmt uns also nicht das Denken ab. Aber er kann uns einige der Klicks abnehmen, die zwischen einer guten Idee und einer brauchbaren SharePoint Lösung liegen.

Fazit · 6 Funktionen im Praxischeck

Abschluss

Wem ist aufgefallen, dass ich eigentlich nur fünf Lieblingsfunktionen schreiben wollte, mich aber mal wieder nicht entscheiden konnte, weswegen es dann doch sechs geworden sind. Das sagt glaube ich aber auch schon viel darüber aus, wie mein Fazit zu Copilot in SharePoint heute ist.

Copilot in SharePoint entwickelt sich von einer einzelnen Assistenzfunktion zu einem Werkzeugkasten für den Aufbau und die Pflege von SharePoint. bNoch ist nicht jede Funktion überall verfügbar. Einige Grenzen sind deutlich spürbar und insbesondere bei der Dokumentanalyse besteht noch Luft nach oben.

Trotzdem zeigt Copilot in SharePoint ziemlich gut, wohin sich SharePoint entwickelt:

Anwender konfigurieren nicht mehr ausschließlich einzelne technische Elemente. Wir beschreiben zunehmend, was wir erreichen möchten, und erhalten daraus einen ersten Lösungsvorschlag. Als SharePoint-Fangirl macht mich das richtig froh, weil ich hoffe dass so mehr Menschen ihr Herz für SharePoint erwärmen können, die Anwender und keine Techniker sind.