Löschen. Löschen. Löschen.
Und Archivieren.

01Archivierung ist nicht gleich Backup

Bevor wir über das Löschen sprechen, müssen wir zwei Begriffe auseinanderhalten, die in der Praxis ständig verwechselt werden. Beide bewahren Informationen auf, verfolgen aber völlig unterschiedliche Ziele.

Wichtig: Archivierte Daten müssen nicht zwangsläufig in ein externes System verschoben werden. Microsoft Purview bewahrt Inhalte direkt dort auf, wo sie liegen, und hält bei Bedarf geschützte Kopien vor. Microsoft nennt das Aufbewahrung „in place“.

Und was ist mit Microsoft 365 Archive?

Mit Microsoft 365 Archive lassen sich inaktive SharePoint-Websites und Dateien in eine kostengünstigere „kalte“ Speicherebene verschieben. Die Inhalte bleiben dabei innerhalb von SharePoint, Berechtigungen und Metadaten bleiben erhalten, und Compliance-Funktionen wie eDiscovery und Retention Labels gelten weiter.

Ein Backup ersetzt kein Archiv. Ein Archiv ersetzt kein Backup. Und beides ersetzt kein Löschkonzept.

02Löschen! Warum muss ich eigentlich löschen?

„Vielleicht brauchen wir das ja nochmal.“ Genau diese Denkweise lässt in vielen Unternehmen über Jahre riesige Datenbestände entstehen. Unbegrenztes Speichern ist aber weder rechtlich noch organisatorisch noch sicherheitstechnisch sinnvoll.

Löschen ist eine gesetzliche Verpflichtung

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO legt fest, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden dürfen, als es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Art. 17 DSGVO ergänzt das Recht auf Löschung, etwa wenn Daten für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind oder eine Einwilligung widerrufen wurde.

Das heißt aber nicht, dass alles sofort nach Gebrauch verschwinden darf. Art. 17 Abs. 3 DSGVO nimmt ausdrücklich Fälle aus, in denen eine rechtliche Verpflichtung die Aufbewahrung verlangt. Und davon gibt es in Deutschland einige: § 257 HGB und § 147 AO sehen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor.

Unternehmen müssen also zwei Anforderungen miteinander vereinbaren: Informationen so lange aufbewahren, wie eine Pflicht oder ein anderer zulässiger Zweck besteht. Und personenbezogene Daten löschen, sobald diese Grundlage entfällt. Ein durchdachtes Lösch- und Aufbewahrungskonzept schafft genau dafür die Regeln.

Löschen ist auch eine Sicherheitsmaßnahme

Stellen wir uns vor, ein Unternehmen speichert seit 15 Jahren sämtliche Projektdokumente in SharePoint. Ein Großteil wird längst nicht mehr gebraucht. Manches enthält personenbezogene Daten, alte Zugangsinformationen oder vertrauliche Geschäftsunterlagen.

Wird ein Benutzerkonto kompromittiert, sind auch diese historischen Informationen betroffen, sofern das Konto darauf zugreifen kann. Das Risiko entsteht also nicht nur durch die Daten, mit denen wir heute arbeiten. Es entsteht auch durch die Daten, die wir längst vergessen haben.

Was nicht mehr vorhanden ist, kann auch nicht mehr entwendet werden.

Das gilt natürlich nur, wenn die Informationen tatsächlich gelöscht wurden und nicht in anderen Speicherorten, Kopien oder Aufbewahrungsbereichen weiterleben. Genau dafür ist Microsoft Purview Data Lifecycle Management gedacht: aufbewahren, was nötig ist, und löschen, was nicht mehr gebraucht wird.

03Löschen, um die KI zu verbessern: Alte Daten müssen weg!

Mit Microsoft 365 Copilot bekommt der Datenlebenszyklus eine ganz neue Bedeutung. Früher wurden veraltete Informationen erst zum Problem, wenn jemand gezielt danach gesucht hat. Heute kann eine KI alle Inhalte in ihre Antworten einbeziehen, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat.

Welche Inhalte Copilot tatsächlich heranzieht, hängt von Anfrage, Berechtigungen und Datenquelle ab. Garantiert ist nicht, dass immer nur die neueste Version berücksichtigt wird. Die eigentliche Herausforderung liegt also nicht bei der KI. Sie liegt in der Qualität und Organisation der Unternehmensdaten.

Data Governance wird zur Voraussetzung für gute KI-Ergebnisse

Wer KI erfolgreich einführen will, muss seine Informationsbestände ehrlich hinterfragen:

• Sind die gespeicherten Informationen noch aktuell?
• Gibt es mehrere, sich widersprechende Versionen?
• Welche Dokumente sind für die tägliche Arbeit relevant?
• Was sollte nur noch archiviert werden?
• Und welche Informationen brauchen wir überhaupt nicht mehr?

Nicht jede alte Information ist automatisch falsch oder wertlos. Eine historische Vertragsversion kann als Nachweis sehr wichtig sein, sollte aber nicht mit dem aktuellen Vertragsmuster verwechselt werden. Deshalb brauchen wir drei unterschiedliche Maßnahmen:

Eine universelle Lösung ist aber auch das nicht. Weitere Kopien, andere Datenquellen und eigenständig angebundene KI-Systeme müssen separat betrachtet werden. Eine gute KI-Strategie beginnt deshalb nicht beim Prompt. Sie beginnt bei den Daten.

04Wie lösche ich nun in Microsoft 365?

Kommen wir zum technischen Teil. Benutzer können Dateien in SharePoint entfernen, E-Mails löschen oder Teams-Nachrichten zurückziehen. Für ein unternehmensweites Löschkonzept reicht das nicht. Denn nur weil eine Information in einer App nicht mehr sichtbar ist, heißt das noch lange nicht, dass sie aus Microsoft 365 verschwunden ist. Genau hier kommt Microsoft Purview ins Spiel.

Microsoft Purview Data Lifecycle Management

Mit Retention Policies und Retention Labels definieren wir, wie lange Informationen aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Dabei gibt es drei grundlegende Aktionen:

Diese Regeln lassen sich unter anderem für Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft-365-Gruppen, Teams sowie für Copilot- und andere unterstützte KI-Interaktionen einrichten. Erstellt werden sie im Microsoft-Purview-Portal unter Data Lifecycle Management.

Retention Policies vs. Retention Labels

Retention Policies spielen ihre Stärke bei der zentralen Verwaltung aus: eine Regel für einen ganzen Bereich, statt jedes Dokument einzeln zu betrachten. Doch was passiert, wenn auf derselben SharePoint-Website allgemeine Projektunterlagen und aufbewahrungspflichtige Rechnungen liegen? Eine einheitliche Löschfrist wäre hier ungeeignet.

Dafür gibt es Retention Labels. Die Rechnung erhält ein Label mit der passenden Aufbewahrungsfrist, für Projektunterlagen gilt eine kürzere Dauer. Labels können Benutzer manuell setzen, als Standard für Bibliotheken und Ordner hinterlegt oder unter den passenden Lizenzvoraussetzungen automatisch angewendet werden.

Retention Label ≠ Sensitivity Label

Ein Dokument kann also gleichzeitig als „Vertraulich“ klassifiziert sein und einer achtjährigen Aufbewahrung unterliegen. Beide Labels ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht.

05Was bedeutet Löschen in den einzelnen Diensten?

Die Microsoft-365-Dienste löschen nicht alle gleich. Deshalb reicht es nicht, eine Richtlinie zu erstellen und davon auszugehen, dass alles sofort verschwindet. Wenn Inhalte unter Aufbewahrung stehen und bearbeitet oder gelöscht werden, landet eine Kopie in einem geschützten Bereich:

SharePoint und OneDrive

Gelöschte Dateien landen zunächst im Papierkorb. Für regulär gelöschte Inhalte gilt ein Wiederherstellungszeitraum von insgesamt 93 Tagen über den ersten und zweiten Papierkorb hinweg. Werden Inhalte dort manuell entfernt, können sie auch früher endgültig verschwinden.

Unterliegt ein Dokument noch einer aktiven Aufbewahrungsregel, bewahrt SharePoint eine Kopie in der Preservation Hold Library auf. Für den Benutzer ist das Dokument dann weg, für Compliance-Zwecke aber weiterhin vorhanden. Erst wenn die Aufbewahrung abgelaufen ist, durchläuft auch diese Kopie den Löschprozess, inklusive zweitem Papierkorb.

Exchange Online

Löscht ein Benutzer eine E-Mail, wandert sie zunächst in „Gelöschte Elemente“. Dahinter liegt der Bereich Wiederherstellbare Elemente, in dem Nachrichten weiter aufbewahrt werden, solange Retention Policies, Labels oder Holds greifen. Erst wenn die Aufbewahrung abgelaufen ist und keine weitere Verpflichtung besteht, werden sie endgültig gelöscht.

Microsoft Teams

Bei Teams wird es besonders spannend, denn Nachrichten und Dateien werden getrennt verwaltet. Für Chat- und Kanalnachrichten gibt es eigene Retention Policies, deren Aufbewahrungsdauer immer mit der Erstellung der Nachricht beginnt.

06Und was passiert mit Microsoft 365 Copilot?

Mit Copilot entsteht eine ganz neue Kategorie von Informationen, die in klassischen Löschkonzepten oft noch fehlt. Benutzer schreiben Prompts und erhalten Antworten, oft mit vertraulichen oder personenbezogenen Inhalten. Die Frage lautet also: Wie lange sollen diese Interaktionen aufbewahrt werden?

Microsoft Purview kann dafür Aufbewahrungsrichtlinien für Prompts und Antworten anwenden. Die Interaktionen werden für Compliance-Zwecke in einem versteckten Ordner im Exchange-Postfach des jeweiligen Benutzers gespeichert und sind dort per eDiscovery durchsuchbar.

Eigene Speicherorte für Copilot und KI-Apps

Früher liefen Copilot-Interaktionen im gemeinsamen Speicherort „Teams chats and Copilot interactions“. Inzwischen trennt Microsoft das. Neue Richtlinien bieten drei eigene Speicherorte:

Für Enterprise AI apps und Other AI apps ist zusätzlich eine Collection Policy nötig, die die Inhalte erfasst. Je nach Szenario kommen Lizenz- und Pay-as-you-go-Voraussetzungen hinzu. Bestehende Richtlinien für den alten, gemeinsamen Speicherort funktionieren weiter, lassen sich aber nicht mehr bearbeiten.

Ein Unternehmen könnte zum Beispiel festlegen, Copilot-Interaktionen 90 Tage aufzubewahren und dann zu löschen. Diese Dauer ist aber weder gesetzliche Vorgabe noch Microsoft-Standard. Sie muss aus dem eigenen Löschkonzept abgeleitet werden, unter Berücksichtigung von Informationssicherheit, Datenschutz und möglichen internen Untersuchungen.

Chat gelöscht. Sind die Daten jetzt wirklich weg?

Nicht unbedingt. Wenn ein Benutzer einen Copilot-Chat löscht, können die für Compliance gespeicherten Interaktionen weiterhin vorhanden sein, sofern Aufbewahrungsregeln oder Holds greifen. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass die in der KI-App sichtbaren Nachrichten kein zuverlässiger Indikator sind. Ob Compliance-Anforderungen erfüllt sind, prüft man mit eDiscovery, nicht mit einem Blick in den Chatverlauf.

07Warum löscht meine Retention Policy nicht?

Ein Klassiker aus der Praxis: Die Löschrichtlinie ist konfiguriert, und trotzdem sind bestimmte Inhalte noch da. Der wichtigste Grund sind die Prinzipien der Aufbewahrung, die Microsoft Purview bei Konflikten anwendet:

1. Aufbewahrung schlägt Löschung

   Solange irgendeine Regel oder ein eDiscovery Hold aufbewahren will, wird nicht endgültig gelöscht.

2. Der längste Aufbewahrungszeitraum gewinnt

   Löscht eine Policy nach drei Jahren, während ein Label acht Jahre aufbewahrt, bleibt das Dokument acht Jahre erhalten.

3. Explizit schlägt implizit

   Die Löschaktion eines Retention Labels hat Vorrang vor der Löschaktion einer Retention Policy.

4. Der kürzeste Löschzeitraum gewinnt

   Bleibt danach noch ein Konflikt zwischen Policies, wird zum frühesten Zeitpunkt gelöscht.

Für echte Ausnahmefälle, etwa bei Datenpannen oder Datenschutzanfragen, gibt es mit Priority Cleanup eine gesonderte Funktion. Sie kann Aufbewahrungsregeln und sogar eDiscovery Holds übersteuern, erfordert dafür aber mehrere Genehmigungen, spezielle Rollen und wird vollständig auditiert. Als Records gekennzeichnete Inhalte sind ausgenommen. Mit dem regulären Löschprozess hat das nichts zu tun.

Löschen braucht Zeit

Hinzu kommt: Retention Policies werden von Hintergrundprozessen verarbeitet, nicht auf die Minute genau. Eine Retention Policy garantiert nicht, dass eine Datei um Mitternacht am Tag des Fristablaufs aus allen Systemkomponenten verschwunden ist.

Für Löschkonzepte heißt das: Wir sollten zwischen dem fachlichen Löschzeitpunkt, dem Ende der Aufbewahrungsfrist und der tatsächlichen technischen Durchführung unterscheiden und das auch so dokumentieren.

08Wie sieht ein sinnvolles Lösch- und Archivierungskonzept aus?

Die technische Konfiguration einer Retention Policy sollte nie der erste Schritt sein. Zuerst müssen wir verstehen, welche Informationen überhaupt vorhanden sind und welche Anforderungen dafür gelten.

1. Bestand verstehen

   Welche Daten liegen wo? Wer ist fachlich verantwortlich? Welche Aufbewahrungsfristen und Ausnahmen gelten?

2. Kategorisieren

   Aktiv genutzt bleibt im Arbeitsbereich. Nicht mehr aktiv, aber benötigt, wird archiviert. Zweck entfallen und keine Pflicht mehr: wird gelöscht.

3. Technisch umsetzen

   Retention Policies für die Grundregeln großer Bereiche, Retention Labels für die differenzierte Behandlung einzelner Dokumente, Records Management für Records und Nachweise.

4. Kontrolliert löschen

   Mit der Disposition Review prüfen berechtigte Personen anstehende Löschungen, bevor sie endgültig ausgeführt werden. Das Ergebnis ist nachweisbar dokumentiert.

5. Über den Tellerrand schauen

   Fachanwendungen, lokale Systeme, Backups und externe Archive gehören genauso ins Konzept. Purview steuert nur, was es unterstützt und was eine Richtlinie tatsächlich erfasst.

Übrigens: Eine pauschale Empfehlung wie „SharePoint nach drei Jahren löschen“ geben wir hier bewusst nicht. Fristen hängen vom Dokumententyp und vom Verarbeitungszweck ab, nicht davon, ob etwas in SharePoint, Exchange oder Teams liegt.