Alles im Flow: Wie ein Power-Automate-Flow Dokumentation automatisch mitschreibt
Ein kleiner Sommer-Flow mit gro?er Wirkung: Laura Korn zeigt, wie Power Automate Dokumentation automatisch mitschreibt und Teams sauber informiert.
Während in vielen Bereichen die Sommerzeit etwas ruhiger wird, zeigt sich auf landwirtschaftlichen Betrieben oft das Gegenteil. Gerade in der Erntephase laufen viele Arbeiten parallel, Entscheidungen müssen schnell getroffen werden und es bleibt kaum Zeit für Dinge, die eigentlich genauso wichtig wären – wie eine saubere Dokumentation.
Dabei ist genau diese Dokumentation kein „Nice-to-have“. Maßnahmen wie Düngung oder Pflanzenschutz müssen nachvollziehbar festgehalten werden, unter anderem aus rechtlichen Gründen (z. B. Düngeverordnung oder Pflanzenschutzgesetz). Gleichzeitig ist sie auch betriebswirtschaftlich relevant, weil nur dokumentierte Maßnahmen später ausgewertet und verbessert werden können.
Wenn Dokumentation im Alltag untergeht
In der Praxis passiert jedoch oft etwas anderes. Maßnahmen werden zwar durchgeführt, aber nicht direkt festgehalten. Stattdessen entstehen handschriftliche Notizen, Fotos im Handy oder schlicht Lücken, die später mühsam rekonstruiert werden müssen. Gerade wenn mehrere Personen beteiligt sind, wird es schnell unübersichtlich.
Die eigentliche Herausforderung ist also nicht das „Ob“, sondern das „Wann“: Dokumentation muss in den Arbeitsalltag passen, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.
Der Ansatz: Dokumentation passiert nebenbei
Eine einfache Idee ist es, die Dokumentation nicht als separaten Schritt zu betrachten, sondern sie automatisch aus bestehenden Handlungen entstehen zu lassen. Mit Microsoft 365 lässt sich das mit überschaubarem Aufwand umsetzen.
Ein möglicher Ansatz ist die Kombination aus Microsoft Teams, SharePoint und Power Automate:
Die Mitarbeitenden nutzen ohnehin ihr Smartphone und kommunizieren oft über kurze Nachrichten. Genau hier setzt der Prozess an. Statt Informationen nur in einem Chat zu schreiben, werden sie strukturiert erfasst – zum Beispiel über ein einfaches Formular oder eine vordefinierte Teams-Nachricht.
Diese Eingabe kann bewusst minimal gehalten werden:
- Schlag oder Fläche
- Art der Maßnahme (z. B. Düngung, Pflanzenschutz, Ernte)
- optional eine kurze Ergänzung (Menge, Besonderheiten)
Sobald diese Information abgeschickt wird, übernimmt ein Power-Automate-Flow den Rest.
Der Flow im Hintergrund
Der Flow schreibt die Daten automatisch in eine SharePoint-Liste, die als digitale Schlagkartei dient. Dort entsteht im Hintergrund eine vollständige Historie aller Maßnahmen – sauber strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.
Zusätzlich lassen sich im Flow weitere Informationen ergänzen, ohne dass die Person auf dem Feld zusätzlichen Aufwand hat:
- Datum und Uhrzeit werden automatisch gesetzt
- die meldende Person wird gespeichert
- optional kann der Standort aus dem Gerät übernommen werden
- wiederkehrende Angaben (z. B. Standardmengen oder Maschinen) können vorbelegt werden
Damit wird aus einer kurzen Eingabe eine vollständige Dokumentation.
Ein praktischer Nebeneffekt ist, dass sich die Daten sofort weiterverwenden lassen. Die Betriebsleitung kann jederzeit sehen, welche Maßnahmen bereits erfolgt sind, ohne jemanden anrufen zu müssen. Gleichzeitig stehen die Informationen für spätere Auswertungen oder Nachweise direkt zur Verfügung.
Hier ein einfaches Beispiel, wie die Dokumentation automatisiert werden kann:
1. Trigger
- „When a new response is submitted“ (Microsoft Forms)
→ Landwirt/Erntehelfer füllt ein kurzes Formular aus (z. B. Maßnahme, Schlag)
2. Antwort abrufen
- „Get response details“ (Forms)
→ Holt alle eingegebenen Daten
3. Eintrag erstellen
- „Create item“ (Microsoft Lists)
→ Erstellt automatisch einen neuen Eintrag in der Schlagkartei
4. Optional: Dokumentation erweitern
- „Create file“ (SharePoint)
→ Erstellt automatisch eine Datei oder ein Protokoll zur Maßnahme - „Send notification“ (Teams oder Outlook)
→ Info an Betriebsleiter oder Team
Ein kleiner, aber entscheidender Unterschied
Der entscheidende Punkt an diesem Ansatz ist nicht die Technik, sondern die Verschiebung im Denken. Dokumentation wird nicht mehr „nachgeholt“, sondern entsteht automatisch im Moment der Arbeit.
Gerade in Phasen, in denen wenig Zeit bleibt, macht genau das den Unterschied. Statt am Abend alles rekonstruieren zu müssen, ist bereits alles da – vollständig, einheitlich und ohne zusätzlichen Aufwand.
Vorteile für kleine Betriebe
- Keine teure Spezialsoftware notwendig
- Nutzung vorhandener Microsoft 365 Umgebung
- Mobile Nutzung direkt auf dem Feld
- Zeitersparnis in stressigen Phasen
- Rechtssichere Dokumentation