Microsoft365 und die Mitbestimmung als Betriebs- und Personalrat Mitbestimmung ist ein wesentliche Grundlage im Bereich der Einführung von Software in deutschen und europäischen Unternehmen. In diesem Grundlagenbeitrag fassen wir die Inhalte der letzten 10 Jahre einmal zusammen. Weiterlesen: Microsoft365 und die Mitbestimmung als Betriebs- und Personalrat Stand Juni 2026 Mitbestimmung bei Microsoft 365 Die Mitbestimmung von Betriebs- und Personalräten bei der Einführung und Betrieb von Microsoft 365 ist zu Beginn umstritten gewesen, vor allem auch in der Frage wer die Mitbestimmung durchführen darf. Dies heißt, ob der lokale Betriebsrat/Gesamtbetriebsrat oder der Konzernbetriebsrat die Mitbestimmung durchführt. In einem wegweisenden Urteil des Kölner Landesarbeitsgerichtes und dann des Bundesarbeitsgerichtes (dm GmbH & Co KG/ aus 2021 / LAG Köln und BAG ) wurde nicht nur entschieden, dass jeweils der Konzernbetriebsrat oder der Gesamtbetriebsrat für eine Konzernweite Einführung einer Software zuständig ist und damit auch, dass die Einführung mitbestimmungspflichtig nach § 86 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz ist. Herausforderungen Verhandlungen Die Verhandlung an sich stellt für alle Parteien eine Herausforderung da. In den meisten Fällen wurde noch nie ein komplettes SaaS System oder auch ein kompletter Arbeitsplatz verhandelt. In den meisten Verhandlungen wurden bisher nur einzelne Komponenten von Plattformen wie SAP oder Service Now verhandelt und dies nicht immer aber immer mehr mit mehr Zeit. So dauern Verhandlungen oft nur 1-2 Stunden. Die Top Herausforderungen sind: zu wenig Zeit in der Verhandlung selber sehr knapp berechnete Zeit des AG für die Verhandlung Struktur der Verhandlung Moderation mit einem Sachkundigen Moderator Sachverstände mit einem tiefen Verständnis von Microsoft 365 Diese Parameter führen oft dazu, dass eine Verhandlung durch die für M365 schlechte Planung in der Schlichtung enden. Regelungsgegenstand Dies ist wohl der juristisch interessantesten Punkt in Verhandlungen oder besser wird zu einem der spannendsten Punkte bei Verhandlungen, insbesondere wenn diese scheitern. Die Herausforderung hat mit dem Evergreen Model von Microsoft 365 zu tun und der sehr oft umbenannten Produkte und das verschieben von Funktionen von einem in ein anderes Produkt. Dies führt unausweichlich dazu, dass der Regelungsgegenstand sich während der Verhandlung ändert. Eine Änderung des Regelungsgegenstand in der Verhandlung ist vom Gesetz aber nicht vorgesehen, denn Verhandlungen werden üblich in IT Ausschüssen durchgeführt, die erst durch den Gesamtbetriebsrat für einen Regelungsgegenstand bestellt wurden. Man kann nun nicht bei jeder Änderung auf den GBR zu gehen oder auf dessen Sitzung waren, wenn Microsoft etwas ändert. Dies führt einfach zu einem juristischen Problem, wenn die Parteien sich nicht einig sind und die Änderungen des Regelungsgegenstand nicht akzeptieren. Dies bedeutet, dass dies als Instument des Drucks vom BR oft auch genutzt wird, wenn die Verhandlungen nicht im Sinne des BR laufen. Es ist den Beratern des BR oft bewusst und bekannt und löst eine Zwangssituation beim AG aus. Die Frage ist bei einigen Arbeitsgerichten und Landesarbeitsgerichten anhängig und führt aktuell auch dazu, dass diese Verfahren auch bei Gericht stocken. Es gibt einfach keine juristische Lösung aktuell für einen sich ständig verschriebenen Regelungsgegenstand, wenn sich die Parteien nicht einig sind. Möglichkeit 1 – mehrere Schlichtungen Eine Möglichkeit ist es den neuen Regelungsgegenstand in eine neue Schlichtungsverfahren auszulagern, dies also mit einem neuen Vorsitzenden und einer parallen Verhandlung, die weiterläuft um keine Zeit zu verschwenden für ein zügiges Verfahren. Dies bedeutet aber auch, dass es getrennte Verfahren sind und die nicht gleichzeit abgeschlossen sein müssen. Damit könnten z.B. Viva Suite erst 6 Monate nach M365 abgeschlossen sein, dieser Umstand ist oft nicht hinnehmbar. Möglichkeit 2 – Zusammenführen von Schlichtungsverfahren Man kann systematisch auch immer mit dem gleichen Vorsitzenden vorgehen und dann versuchen die Verfahren wieder zusammen zu führen. Dies hat dann aber auch die Auswirkungen, dass man organisatorisch formaljuristisch immer wieder Schlichtung auf… Schlichtung zu macht und alles kostet Zeit, Ressoucen und Geld. Denn das Verfahren ist starr und ganz klar geregelt. Ergebnis Es ist alles nicht wirklich befriedigend und effizient und ausgelöst, dass das Gesetz einen sich verschiebenen Regelungsgegenstand nicht kennt und dafür ein juristisches Verfahren kennt. Man muss so leider auf das Wohlwollen der Parteien eingehen und sehr wichtig, dass der AG immer wieder informiert und Updates klar kommuniziert. Dies ist alleine bei Copilot eine Mammutaufgabe und kann 1 Person vollkommen auslastet, da alle Unterlagen bis hin zu Anlagen immer angepasst werden müssen. IT Rahmenvereinbarungen Die IT Rahmenvereinbarung ist oft aus den 90iger Jahren und auch weder für KI und auch nicht für moderne SaaS Software ausgelegt. Damit ergeben sich immer wieder widerstreitende Regelungen zwischen einer Microsoft 365 BV mit Anlagen und der IT Rahmenvereinbarung, die systematisch über der M365 BV liegt. Die Herausforderung ist die richtige Systematik zu finden ohne widerstreitende Regelungen und ohne Verstöße gegen das Betriebsverfassungsrecht. Hieraus hat sich dann auch mit den Ausarbeiten der Gewerkschaften folgende Lösung heraus gebildet. Dennoch sind kürzere und auch pragmatische Lösungen machbar, so dass die BVen auch ohne Anlagen auskommen und mit 3-4 Seiten für Microsoft 365 und auch rechtswirksam und gültig geschlossen werden. Aus meiner persönlichen Sicht ist eine kurze und vor allem für die Beschäftigten und Vorgesetzten einfach zu verstehende BV immer vorzuziehen. Ergebnis: IT Rahmenvereinbarung – drunter die M365 BV und darunter Anlagen (siehe BV) Datenschutz und Mitbestimmung Dieses Thema ist neben dem Regelungsgegenstand das Thema in dem es auch noch viele Aufsätze und Verhandlungen geben wird. Es gibt zwei Positionen bei dem Thema. Datenschutz hat in der Mitbestimmung nichts verloren (Aufsatz eines Anwaltes & Arbeitsgericht Frankfurt) Mitbestimmung ohne Datenschutz geht nicht. Viele Regelungen sind zumindest auch die des Datenschutzes. Das Ergebnis muss also immer sein: Regelungen in Betriebsvereinbarungen dürfen nicht gegen die DSGVO verstoßen, können aber Regelungen beinhalten. Ein gutes Beispiel sind hier Löschregeln für Teams Chat z.B. man einigt sich auf 30 oder 90 Tage zur Löschung von Teams Chat und damit wird auch die Löschregel der DSGVO festgelegt, der Datenschutz verlangt eine Regel aber nicht eine genaue Frist, also je Zweck. Evergreen Immer ständige Neuerungen haben uns schon im Regelungsgegenstand zu Problemen geführt, denn schon in den Verhandlungen gibt es Updates und diese müssen nachdem eine Anlage verhandelt wurde kommuniziert, vorgestellt und dann zumindest am Ende eingebaut werden. Beispiel ist die automatische Erkennung in Teams für Büro oder Homeoffice… das führte zu einigen Problemen. Dazu kommt auch die Bewertung der Neuerungen. Welche sind BR relevant? Wer macht die Bewertung? Wie kontrolliert man alle Neuerungen? All diese Fragen kann man über mehre Wege lösen. Hier kommen zwei: Informationsportal eines Externen (z.B: centriq.compliance-center.net) Meldebögen durch den AG und BR darf alle Message Center News auch lesen und sehen Abstufungen: Grün wichtig kritisch Ergebnis: 1. Prozesse AG (wollen wir es? IT Security ? Datenschutz?) 2. Prozess Mitbestimmung 3. Unterstützung mit neutralem Informationsportal Standard 2026 Natürlich gibt es nun nach über 6 Jahren einen Standard in der Mitbestimmung im Rahmen von Microsoft 365. Ich selber habe diesen Standard auch schon über 200 Mal angewendet und über 450 Betriebsvereinbarungen erfolgreich verhandelt. Zurzeit stecke ich in 6 Verhandlungen und 2 Schlichtungsverfahren vor Arbeits- und Landesarbeitsgerichten. Struktur der Verhandlung Informationsblatt Vorstellung des AG des Teilproduktes ggf. Demo Fragerunde 1-3 des AN Informationblatt fertig Verhandlung zur Anlage nach Vorschlag des AG Diese Punkte wiederholen sich immer. Dazu kommt, dass die GBV also der Rahmen immer wieder ergänzt wird und so eine BV entsteht. Regelungsgegenstand Dieser wird zu beginn festgelegt und in festgelegten Schritten angepasst. Wenn eine Anlage verhandelt wurde, werden nur noch Namen verändert und am Ende vor Abschluss der gesamten BV geht man final nochmal durch alle Anlagen. Am Ende hat man eine Fassung, die zwar eine Halbwertzeit von 3-6 Monaten hat, aber wenn man die BV etwas allgemeiner schreibt, kommt man 6-9 Monate weit, bevor der Evergreenprozess der BV beginnt. Struktur der BV IT-Systemvereinbarung drunter: M365 BV drunter: Anlagen ( 1. Struktur der Anlagen 2. Lizenzen 3. Entra 4. M365 Apps 5. Exchange usw.) Mehr? Ihr wollt mehr Erfahren, dann wartet weitere Artikel ab!

Microsoft365 und die Mitbestimmung als Betriebs- und Personalrat

Mitbestimmung ist ein wesentliche Grundlage im Bereich der Einführung von Software in deutschen und europäischen Unternehmen. In diesem Grundlagenbeitrag fassen wir die Inhalte der letzten 10 Jahre einmal zusammen.

Mitbestimmung bei Microsoft 365

Die Mitbestimmung von Betriebs- und Personalräten bei der Einführung und Betrieb von Microsoft 365 ist zu Beginn umstritten gewesen, vor allem auch in der Frage wer die Mitbestimmung durchführen darf. Dies heißt, ob der lokale Betriebsrat/Gesamtbetriebsrat oder der Konzernbetriebsrat die Mitbestimmung durchführt. In einem wegweisenden Urteil des Kölner Landesarbeitsgerichtes und dann des Bundesarbeitsgerichtes (dm GmbH & Co KG/ aus 2021 / LAG Köln und BAG ) wurde nicht nur entschieden, dass jeweils der Konzernbetriebsrat oder der Gesamtbetriebsrat für eine Konzernweite Einführung einer Software zuständig ist und damit auch, dass die Einführung mitbestimmungspflichtig nach § 86 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz ist.

Herausforderungen

Verhandlungen

Die Verhandlung an sich stellt für alle Parteien eine Herausforderung da. In den meisten Fällen wurde noch nie ein komplettes SaaS System oder auch ein kompletter Arbeitsplatz verhandelt. In den meisten Verhandlungen wurden bisher nur einzelne Komponenten von Plattformen wie SAP oder Service Now verhandelt und dies nicht immer aber immer mehr mit mehr Zeit. So dauern Verhandlungen oft nur 1-2 Stunden.

Die Top Herausforderungen sind:

zu wenig Zeit in der Verhandlung selber
sehr knapp berechnete Zeit des AG für die Verhandlung
Struktur der Verhandlung
Moderation mit einem Sachkundigen Moderator
Sachverstände mit einem tiefen Verständnis von Microsoft 365

Diese Parameter führen oft dazu, dass eine Verhandlung durch die für M365 schlechte Planung in der Schlichtung enden.

Regelungsgegenstand

Dies ist wohl der juristisch interessantesten Punkt in Verhandlungen oder besser wird zu einem der spannendsten Punkte bei Verhandlungen, insbesondere wenn diese scheitern. Die Herausforderung hat mit dem Evergreen Model von Microsoft 365 zu tun und der sehr oft umbenannten Produkte und das verschieben von Funktionen von einem in ein anderes Produkt. Dies führt unausweichlich dazu, dass der Regelungsgegenstand sich während der Verhandlung ändert.

Eine Änderung des Regelungsgegenstand in der Verhandlung ist vom Gesetz aber nicht vorgesehen, denn Verhandlungen werden üblich in IT Ausschüssen durchgeführt, die erst durch den Gesamtbetriebsrat für einen Regelungsgegenstand bestellt wurden. Man kann nun nicht bei jeder Änderung auf den GBR zu gehen oder auf dessen Sitzung waren, wenn Microsoft etwas ändert.

Dies führt einfach zu einem juristischen Problem, wenn die Parteien sich nicht einig sind und die Änderungen des Regelungsgegenstand nicht akzeptieren. Dies bedeutet, dass dies als Instument des Drucks vom BR oft auch genutzt wird, wenn die Verhandlungen nicht im Sinne des BR laufen. Es ist den Beratern des BR oft bewusst und bekannt und löst eine Zwangssituation beim AG aus.

Die Frage ist bei einigen Arbeitsgerichten und Landesarbeitsgerichten anhängig und führt aktuell auch dazu, dass diese Verfahren auch bei Gericht stocken. Es gibt einfach keine juristische Lösung aktuell für einen sich ständig verschriebenen Regelungsgegenstand, wenn sich die Parteien nicht einig sind.

Möglichkeit 1 – mehrere Schlichtungen

Eine Möglichkeit ist es den neuen Regelungsgegenstand in eine neue Schlichtungsverfahren auszulagern, dies also mit einem neuen Vorsitzenden und einer parallen Verhandlung, die weiterläuft um keine Zeit zu verschwenden für ein zügiges Verfahren. Dies bedeutet aber auch, dass es getrennte Verfahren sind und die nicht gleichzeit abgeschlossen sein müssen. Damit könnten z.B. Viva Suite erst 6 Monate nach M365 abgeschlossen sein, dieser Umstand ist oft nicht hinnehmbar.

Möglichkeit 2 – Zusammenführen von Schlichtungsverfahren

Man kann systematisch auch immer mit dem gleichen Vorsitzenden vorgehen und dann versuchen die Verfahren wieder zusammen zu führen. Dies hat dann aber auch die Auswirkungen, dass man organisatorisch formaljuristisch immer wieder Schlichtung auf… Schlichtung zu macht und alles kostet Zeit, Ressoucen und Geld. Denn das Verfahren ist starr und ganz klar geregelt.

Ergebnis

Es ist alles nicht wirklich befriedigend und effizient und ausgelöst, dass das Gesetz einen sich verschiebenen Regelungsgegenstand nicht kennt und dafür ein juristisches Verfahren kennt. Man muss so leider auf das Wohlwollen der Parteien eingehen und sehr wichtig, dass der AG immer wieder informiert und Updates klar kommuniziert. Dies ist alleine bei Copilot eine Mammutaufgabe und kann 1 Person vollkommen auslastet, da alle Unterlagen bis hin zu Anlagen immer angepasst werden müssen.

IT Rahmenvereinbarungen

Die IT Rahmenvereinbarung ist oft aus den 90iger Jahren und auch weder für KI und auch nicht für moderne SaaS Software ausgelegt. Damit ergeben sich immer wieder widerstreitende Regelungen zwischen einer Microsoft 365 BV mit Anlagen und der IT Rahmenvereinbarung, die systematisch über der M365 BV liegt. Die Herausforderung ist die richtige Systematik zu finden ohne widerstreitende Regelungen und ohne Verstöße gegen das Betriebsverfassungsrecht. Hieraus hat sich dann auch mit den Ausarbeiten der Gewerkschaften folgende Lösung heraus gebildet. Dennoch sind kürzere und auch pragmatische Lösungen machbar, so dass die BVen auch ohne Anlagen auskommen und mit 3-4 Seiten für Microsoft 365 und auch rechtswirksam und gültig geschlossen werden. Aus meiner persönlichen Sicht ist eine kurze und vor allem für die Beschäftigten und Vorgesetzten einfach zu verstehende BV immer vorzuziehen.

Ergebnis: IT Rahmenvereinbarung – drunter die M365 BV und darunter Anlagen (siehe BV)

Datenschutz und Mitbestimmung

Dieses Thema ist neben dem Regelungsgegenstand das Thema in dem es auch noch viele Aufsätze und Verhandlungen geben wird. Es gibt zwei Positionen bei dem Thema.

Datenschutz hat in der Mitbestimmung nichts verloren (Aufsatz eines Anwaltes & Arbeitsgericht Frankfurt)
Mitbestimmung ohne Datenschutz geht nicht. Viele Regelungen sind zumindest auch die des Datenschutzes.

Das Ergebnis muss also immer sein:

Regelungen in Betriebsvereinbarungen dürfen nicht gegen die DSGVO verstoßen, können aber Regelungen beinhalten. Ein gutes Beispiel sind hier Löschregeln für Teams Chat z.B. man einigt sich auf 30 oder 90 Tage zur Löschung von Teams Chat und damit wird auch die Löschregel der DSGVO festgelegt, der Datenschutz verlangt eine Regel aber nicht eine genaue Frist, also je Zweck.

Evergreen

Immer ständige Neuerungen haben uns schon im Regelungsgegenstand zu Problemen geführt, denn schon in den Verhandlungen gibt es Updates und diese müssen nachdem eine Anlage verhandelt wurde kommuniziert, vorgestellt und dann zumindest am Ende eingebaut werden. Beispiel ist die automatische Erkennung in Teams für Büro oder Homeoffice… das führte zu einigen Problemen.

Dazu kommt auch die Bewertung der Neuerungen. Welche sind BR relevant? Wer macht die Bewertung? Wie kontrolliert man alle Neuerungen? All diese Fragen kann man über mehre Wege lösen. Hier kommen zwei:

Informationsportal eines Externen (z.B: centriq.compliance-center.net)
Meldebögen durch den AG und BR darf alle Message Center News auch lesen und sehen

Abstufungen:

Grün
wichtig
kritisch

Ergebnis: 1. Prozesse AG (wollen wir es? IT Security ? Datenschutz?) 2. Prozess Mitbestimmung 3. Unterstützung mit neutralem Informationsportal

Standard 2026

Natürlich gibt es nun nach über 6 Jahren einen Standard in der Mitbestimmung im Rahmen von Microsoft 365. Ich selber habe diesen Standard auch schon über 200 Mal angewendet und über 450 Betriebsvereinbarungen erfolgreich verhandelt. Zurzeit stecke ich in 6 Verhandlungen und 2 Schlichtungsverfahren vor Arbeits- und Landesarbeitsgerichten.

Struktur der Verhandlung

Informationsblatt
Vorstellung des AG des Teilproduktes ggf. Demo
Fragerunde 1-3 des AN
Informationblatt fertig
Verhandlung zur Anlage nach Vorschlag des AG

Diese Punkte wiederholen sich immer. Dazu kommt, dass die GBV also der Rahmen immer wieder ergänzt wird und so eine BV entsteht.

Regelungsgegenstand

Dieser wird zu beginn festgelegt und in festgelegten Schritten angepasst. Wenn eine Anlage verhandelt wurde, werden nur noch Namen verändert und am Ende vor Abschluss der gesamten BV geht man final nochmal durch alle Anlagen. Am Ende hat man eine Fassung, die zwar eine Halbwertzeit von 3-6 Monaten hat, aber wenn man die BV etwas allgemeiner schreibt, kommt man 6-9 Monate weit, bevor der Evergreenprozess der BV beginnt.

Struktur der BV

IT-Systemvereinbarung

drunter: M365 BV

drunter: Anlagen ( 1. Struktur der Anlagen 2. Lizenzen 3. Entra 4. M365 Apps 5. Exchange usw.)

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Raphael Köllner