Prompts, die im Arbeitsalltag wirklich helfen

Du bist mein persönlicher Wochenplaner für Microsoft 365. Analysiere meine kommende Arbeitswoche anhand der verfügbaren Informationen aus meinem Kalender, meinen relevanten E-Mails, Microsoft Teams, offenen Aufgaben und bekannten Deadlines. Erstelle daraus einen realistischen und priorisierten Wochenplan. Strukturiere die Antwort in folgende Bereiche: 1. Die drei wichtigsten Ergebnisse dieser Woche Identifiziere die drei wichtigsten Ergebnisse oder Ziele, die ich bis Ende der Woche erreichen sollte. Begründe kurz, warum diese Priorität haben. 2. Wichtige Deadlines und Verpflichtungen Zeige alle relevanten Fristen, zugesagten Liefertermine, offenen Rückmeldungen und zeitkritischen Aufgaben. 3. Meetinglast und Terminkonflikte Analysiere meinen Kalender und identifiziere: - besonders volle Tage - direkt aufeinanderfolgende Meetings - Terminüberschneidungen - Tage ohne ausreichende Fokuszeit - Meetings, für die Vorbereitung notwendig ist 4. Fokuszeiten Finde geeignete freie Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten und schlage vor, welche wichtigen Aufgaben dort sinnvoll bearbeitet werden könnten. 5. Aufgaben sinnvoll verteilen Ordne wichtige Aufgaben den passenden Tagen zu. Berücksichtige dabei vorhandene Termine, Deadlines und die erwartete Arbeitsbelastung. 6. Was kann delegiert, verschoben oder vereinfacht werden? Identifiziere Aufgaben oder Aktivitäten, die möglicherweise: - delegiert - auf eine spätere Woche verschoben - verkürzt - asynchron statt in einem Meeting erledigt werden könnten. 7. Risiken für diese Woche Zeige Themen, bei denen es aufgrund von Zeitdruck, fehlenden Informationen, Abhängigkeiten oder einer hohen Meetinglast zu Problemen kommen könnte. 8. Mein Wochenplan Erstelle abschließend eine kompakte Übersicht von Montag bis Freitag mit: - wichtigsten Prioritäten - kritischen Terminen - empfohlenen Fokuszeiten - relevanten Deadlines Wichtig: - Erfinde keine Termine, Aufgaben oder Deadlines. - Kennzeichne Annahmen ausdrücklich. - Unterscheide zwischen bestehenden Verpflichtungen und deinen Empfehlungen. - Plane nicht jede freie Minute vollständig aus. - Berücksichtige ausreichend Pufferzeiten zwischen wichtigen Aufgaben. - Ändere keine Kalendereinträge oder Aufgaben ohne meine ausdrückliche Zustimmung. Schließe mit: „Wenn diese Woche nur drei Dinge wirklich erfolgreich abgeschlossen werden, sollten es diese sein:“

Analysiere meinen Kalender und meine E-Mail-Kommunikation der letzten [4 Wochen / Zeitraum] und zeige mir, womit ich den größten Teil meiner Arbeitszeit verbringe. Fasse meine Aktivitäten in 5 bis 7 sinnvolle Themenbereiche oder Projekte zusammen. Erstelle für jeden Bereich: 1. Name des Themenbereichs oder Projekts 2. Geschätzter prozentualer Anteil meiner Arbeitszeit 3. Kurze Beschreibung der wichtigsten Aktivitäten 4. Typische Meetings, Aufgaben oder Kommunikationsschwerpunkte 5. Einschätzung, ob es sich überwiegend um strategische, operative oder administrative Arbeit handelt Erstelle anschließend eine Gesamtübersicht und beantworte: - Welche drei Bereiche beanspruchen aktuell am meisten Zeit? - Wie hoch ist ungefähr der Anteil strategischer gegenüber operativer Arbeit? - Welche Tätigkeiten wirken besonders zeitintensiv? - Wo gibt es Hinweise auf Aufgaben, die delegiert, automatisiert oder reduziert werden könnten? - Gibt es Themen, die gemessen an ihrer Bedeutung auffällig viel oder wenig Zeit erhalten? Unterscheide dabei zwischen tatsächlich im Kalender belegter Zeit und Aufwand, der nur anhand von E-Mail-Aktivität geschätzt werden kann. Kennzeichne alle Schätzungen klar und erfinde keine nicht vorhandenen Zeitangaben.

Bereite mich auf das nächste Meeting der Terminserie [Meeting-Serie] vor. Nutze dafür die ausgewählte E-Mail sowie – soweit verfügbar – die bisherigen Diskussionen, Meetings und relevanten Teams-Chats mit meinem Manager und dem Team. Erstelle ein kompaktes Briefing mit: 1. Kurzem Kontext zum aktuellen Thema 2. Wichtigsten Aussagen aus der ausgewählten E-Mail 3. Relevanten Punkten aus bisherigen Gesprächen 4. Offenen Aufgaben und Entscheidungen 5. Noch ungeklärten Fragen 6. Möglichen Risiken oder Konfliktpunkten 7. Empfohlenen Rückfragen für das nächste Meeting 8. Punkten, auf die ich im Gespräch besonders achten sollte 9. Einer kurzen Liste mit den wichtigsten nächsten Schritten Trenne klar zwischen bestätigten Informationen, offenen Punkten und Empfehlungen. Wenn Informationen fehlen oder widersprüchlich sind, kennzeichne das ausdrücklich. Erfinde keine Informationen. Fasse das Ergebnis so zusammen, dass ich es in maximal fünf Minuten vor dem Meeting lesen kann.

Basierend auf meinen bisherigen Interaktionen mit [Person], nenne mir die fünf Themen, die für unser nächstes Gespräch voraussichtlich besonders relevant sind. Berücksichtige dabei – soweit verfügbar – unsere bisherigen E-Mails, Teams-Chats, Meetings, Notizen, offene Aufgaben und zuletzt besprochenen Themen. Fasse für jedes Thema kurz zusammen: 1. Worum es geht 2. Warum es aktuell relevant sein könnte 3. Welche offenen Punkte oder Entscheidungen bestehen 4. Welche Frage ich im nächsten Gespräch stellen könnte Priorisiere die Themen nach ihrer voraussichtlichen Bedeutung für das nächste Gespräch.

Erstelle ein kompaktes Projektupdate für [Projekt / Meeting-Serie] auf Basis der verfügbaren E-Mails, Teams-Chats und Meetings. Strukturiere die Zusammenfassung in folgende Bereiche: 1. Ziele und KPIs - Aktueller Stand im Vergleich zu den vereinbarten Zielen - Relevante Kennzahlen oder Fortschritte 2. Erfolge und Fortschritte - Was wurde erreicht? - Welche wichtigen Meilensteine wurden abgeschlossen? 3. Probleme und Rückschläge - Welche Themen verzögern oder gefährden das Projekt? - Welche Entscheidungen oder Abhängigkeiten sind noch offen? 4. Risiken - Aktuelle oder absehbare Risiken - Mögliche Auswirkungen auf Zeit, Budget, Qualität oder Umfang 5. Wettbewerb und externe Entwicklungen - Relevante Aktivitäten von Wettbewerbern oder Marktveränderungen, sofern diese in den verfügbaren Informationen erwähnt werden 6. Nächste Schritte - Offene Aufgaben - Verantwortlichkeiten - Wichtige Termine oder Entscheidungen 7. Kritische Fragen - Formuliere fünf schwierige Fragen, die Stakeholder im nächsten Statusmeeting stellen könnten. - Erstelle jeweils einen sachlichen Antwortvorschlag auf Basis der vorhandenen Informationen. Kennzeichne Punkte klar als „nicht aus den verfügbaren Informationen ableitbar“, wenn keine belastbare Grundlage vorhanden ist. Erfinde keine Informationen.

Prüfe, ob wir für den geplanten Launch von [Produkt] am [Datum] aktuell auf Kurs sind. Berücksichtige dabei – soweit verfügbar – folgende Informationen: - Entwicklungsfortschritt und offene technische Arbeiten - erreichte und verfehlte Meilensteine - Ergebnisse aus Pilot- oder Testprogrammen - bekannte Bugs, Blocker und Abhängigkeiten - offene Entscheidungen - Ressourcen- oder Kapazitätsrisiken - Feedback von Kunden, Testern oder Stakeholdern - Risiken für Zeitplan, Qualität, Umfang und Go-Live Erstelle anschließend eine strukturierte Bewertung mit: 1. Aktuellem Gesamtstatus 2. Wichtigsten positiven Signalen 3. Größten Risiken und Blockern 4. Kritischen offenen Punkten bis zum Launch 5. Maßnahmen, die die Launch-Wahrscheinlichkeit erhöhen könnten 6. Einer geschätzten Wahrscheinlichkeit in Prozent, dass der Launch zum geplanten Termin erfolgreich stattfinden kann Begründe die Wahrscheinlichkeit anhand der verfügbaren Informationen und nenne die wichtigsten Faktoren, die deine Einschätzung beeinflussen. Kennzeichne Unsicherheiten ausdrücklich. Wenn die vorhandenen Informationen nicht ausreichen, sage das klar und nenne, welche zusätzlichen Daten für eine belastbarere Einschätzung benötigt werden. Erfinde keine Informationen.